วิธีสำรองข้อมูลอีเมล หรือ ย้ายข้อมูลในอีเมลเซิร์ฟเวอร์ โดยใช้ Outlook

วิธีสำรองข้อมูลอีเมล หรือ ย้ายข้อมูลในอีเมลเซิร์ฟเวอร์ โดยใช้ outlook  ในกรณีที่ทางผู้ใช้ ต้องการจะย้ายอีเมลจากใน server email เก่า เพื่อย้าย ไปยัง อีเมลใหม่ หรือ สามารถแบคอัพข้อมูลอีเมลต่างๆ สามารถทำได้ตามขั้นตอนด้านล่างนี้

 

โดยวันนี้  เครื่องมือ ที่จะใช้ในการ process ดังกล่าว คือ โปรแกรม Outlook ครับ

วิธีการจะเริ่มจากการ sync อีเมลเก่าเข้ามาเก็บไว้ใน folder แล้ว ค่อยเชื่อม ต่อ อีเมลเก่าไปยังอีเมลใหม่ อีกที โดยสรุปคร่าวๆ จะมี 3 ขั้นตอน ดังนี้

ขั้นตอน 1 เพิ่มอีเมลเข้าไปใน outlook

โดยการเปิด MS Outlook เข้าไป file (มุมซ้ายบน) >> เลือก Add account + จากนั้นให้ใส่อีเมลลงไปครับ

หากเป็นระบบอีเมล server ก็ให้ กด POP เพื่อทำการดึงอีเมลเข้ามาครับ แล้วกรอก ค่า income โดยจะใช้แบบ pop และ outcome แบบ SMTP   โดยตั้งค่าต่างๆนี้สามารถสอบถามได้กับทางโฮส ได้เลยครับ รวมถึง port setting

กรณีเป็น Gmail จะเป็นระบบแบบ IMAP

ปกติ setting ของ gmail จะมีการป้องกันการเข้าถึงไว้ ให้เราเข้าไปปลด lock  ใน setting อีเมลที่เราต้องการ sync เข้ามาครับ  Enable IMAP ตามรูปด้านล่างครับ

ขั้นที่ 2 ทำการ sync ข้อมูล

หลักจากตั้งค่าเรียบร้อยแล้ว ฝั่งซ้ายจะมีอีเมลเพิ่มขึ้นมา ให้กดที่ Email >> inbox >> Send and Receive all folders

ระบบจะทำการซิงค์ข้อมูลเข้ามาครับ ถ้ามีอีเมลมากก็จะใช้เวลาดำเนินการนานขึ้น

จากนั้น ทำการสร้าง folder แยกไว้ในคอม และลากอีเมลจากระบบเข้ามาเก็บไว้ เพื่อทำการ back up หรือ ไว้รอการย้ายไปอีเมลใหม่

 

ขั้นที่ 3 ทำการเพิ่มบัญชีที่ต้องการย้ายเข้ามา

โดยการไปที่ file >> account setting >> เพิ่มบัญชีอีเมลที่จะย้ายอีเมลเข้ามา ถ้าไม่ได้ ติดที่ชื่อซ้ำ ก็ให้ทำการ remove ชื่อเดิมออกก่อนครับ

เพิ่มบัญชี ตั้งค่า เลือกเป็น IMAP

จากนั้นให้ทำการ ย้าย email ที่เรา เก็บไว้ใน folder ลากมาวางไว้ใน Inbox

หลังจากที่ลากมาใส่ระบบจะทำการ back up ครับ

 

สามารถ ดูเพิ่มเติมได้ที่

 

Setting Ports

1. IMAP — พอร์ต 143 และ 993 : พอร์ตแรกเป็นพอร์ตมาตรฐานที่ไม่ได้เข้ารหัสสำหรับ IMAP ในขณะที่พอร์ตหลังเป็นพอร์ตที่แนะนำพร้อมการเข้ารหัส SSL/TLS คุณสามารถใช้พอร์ตใดพอร์ตหนึ่งได้ขึ้นอยู่กับความต้องการด้านความปลอดภัยของคุณ
2. POP3—พอร์ต 110 และ 995 : คล้ายกับ IMAP POP3 มีพอร์ตมาตรฐานและพอร์ตเข้ารหัส พอร์ต 110 เป็นมาตรฐาน และพอร์ต 995 เป็นทางเลือกที่เข้ารหัสด้วย SSL ซึ่งมีความปลอดภัยมากกว่า
3. SMTP — พอร์ต 25 และ 587 : พอร์ต 25 เป็นมาตรฐานสำหรับอีเมลขาออก แต่โดยทั่วไปแล้วจะใช้พอร์ตนี้สำหรับการสื่อสารระหว่างเซิร์ฟเวอร์ พอร์ต 587 ได้เข้ามาแทนที่พอร์ต 25 สำหรับการส่งอีเมลระหว่างไคลเอนต์และเซิร์ฟเวอร์เป็นส่วนใหญ่ และโดยทั่วไปแล้วจะได้รับการรักษาความปลอดภัยโดยใช้ TLS